QUAL A IMPORTÂNCIA DAS PLANILHAS E RELATÓRIOS DENTRO DA SUA EMPRESA?

“Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores (…)” e sua “importância não consiste em seu estilo ou forma, mas em sua utilidade”, ou seja, é preciso ficar atento ao objetivo que se tem ao utilizá-los.

Sua empresa se atenta aos motivos corretos ao preparar um relatório? E você, já parou para pensar na importância que um documento destes pode ter dentro sua organização? Vou listar três motivos:

• Informar as zonas conflitantes da empresa

• Prestar informações quanto à situação do planejamento estabelecido a curto, longo e médio prazo

• Proporcionar informações necessárias para a tomada de decisão do administrador.

Tanto para relatórios quanto para planilhas é preciso escolher o tipo mais adequado ao resultado que deseja alcançar:

• Controle: utilizados para acompanhar o estoque de reposição e saída podendo verificar também como anda o desperdício de insumos dentro da organização. Por outro lado, também é possível fazer o gerenciamento de setores / grupos de funcionários no cumprimento, ou não, de metas;

• Crescimento: buscam acompanhar os setores da empresa e de que forma se desenvolvem através de estimativas. Ex.: número de clientes e vendas, variedade de produtos, etc.

• Financeiro: responsáveis por detalhar as contas da empresa.: despesas, dividendos, lucros, pagamentos etc.;

• Satisfação: visa ter conhecimento sobre o que os clientes têm a dizer sobre o produto / serviço oferecido ou no que os próprios colaboradores / funcionários acham sobre a política adotada pela empresa a qual prestam serviço.

Em resumo, é preciso preparar um relatório com clareza, objetividade e informações atuais. Através dele qualquer organização tem a possibilidade de acompanhar em tempo real como está o andamento do seu negócio e se há alguma decisão urgente a tomar. Com eles, o processo de gestão é facilitado, o que torna possível ter um planejamento estratégico qualificado e alinhado.

Para garantir segurança e praticidade o ideal é implantar um sistema automatizado, não esquecendo que, para que um relatório tenha validade, o mesmo precisa conter informações verídicas para que você, gestor, olhe para o seu negócio com mais critérios a fim de diminuir as receitas e obter maiores lucros.